BLOG – Subsidies en samenwerking gaan steeds vaker hand in hand. De kans dat uw innovatieproject een samenwerkingsproject is, is groot. Als u gebruikmaakt van Europese gelden is samenwerking vrijwel altijd een vereiste, uitzonderingen daargelaten. Aan het MKB-instrument binnen Horizon2020 kan u bijvoorbeeld wel individueel deelnemen, maar vele andere regelingen vereisen samenwerking tussen tenminste twee partijen. Maar hoe organiseert u nu de beste samenwerking?

Veel samenwerkingsprojecten kennen een badkuipverloop wat betreft het enthousiasme over de samenwerking. U begint positief, vol goede moed, raakt na enige tijd wat teleurgesteld in één of meer partners, en verliest een stukje motivatie. Tegen het einde van het project buigt deze tendens vaak weer wat positiever bij, omdat het gezamenlijk belang om de afgesproken producten op te leveren dan om de hoek komt kijken. Om een samenwerkingsproject in goede banen te leiden is het zinvol om het dal zoveel mogelijk te beperken (of zelfs te vermijden!). Tips over samenwerking lijken vaak open deuren, maar worden desalniettemin regelmatig niet volledig toegepast. Wij noemen hier onze vijf stelregels voor prettige samenwerking.

1. Begin bij het begin
Waar vindt u het beste team? Begin bij uw eigen netwerk. Wie kent u, en wat kunnen zij? Als dat niet genoeg is kijkt u verder naar het netwerk van uw netwerk. De centrale vraag hierbij is: wat heeft u nog nodig om uw projectidee te realiseren, en wie kan dat leveren? Zoeken in uw eigen netwerk en vanuit daar door middel van het ‘sneeuwballen’ via uw netwerk nieuwe contacten opdoen is een buitengewoon effectieve manier van consortium bouwen. Mocht dit echter niet genoeg zijn, bijvoorbeeld omdat u iemand met zeer specialistische kennis zoekt of een partij uit een specifiek land, kan u gebruikmaken van de vele andere kanalen: social media (bijvoorbeeld Twitter en LinkedIn), de websites van de subsidieverstrekker, netwerkevenementen, ja, zelfs Google kan hierbij behulpzaam zijn.

2. Selecteer zorgvuldig
De partijen in uw consortium moeten niet alleen inhoudelijk de perfecte match zijn, ze moeten ook geschikt zijn om enkele jaren mee samen te werken. Is de geselecteerde partij enthousiast en gemotiveerd? Is er sprake van oprecht commitment? Hebben ze de financiële draagkracht en stabiliteit om te kunnen co-financieren? Spreekt de contactpersoon goed Engels, indien er sprake is van een internationaal project? Kan de rest van de organisatie ook in het Engels communiceren? Heeft de partij wel eens eerder aan een (internationaal) samenwerkingsproject deelgenomen? En, heel belangrijk: is er sprake van een persoonlijke klik?

3. Manage verwachtingen
Hoe groter en complexer het project, hoe groter de kans dat de redenen van uw partners om aan het project deel te nemen uiteenlopen. Dat hoeft geen bezwaar te zijn, maar kan in een later stadium leiden tot conflicten indien de belangen niet bij elkaar passen. Vaak is wederzijds onbegrip hierin een groter probleem dan het werkelijke verschil in belangen. Bespreek daarom dan ook altijd tijdens de allereerste gezamenlijke bijeenkomst plenair met alle partners wat zij uit het project willen halen, zowel formeel als informeel.

4. Ken uw team
Als u de projectleider van het project bent is het cruciaal dat u weet wat er speelt bij al uw partners. Dit gaat om inhoudelijke zaken (waar werken ze op dit moment aan, hoe verloopt dat) maar ook evenveel om persoonlijke zaken. Gaat thuis alles goed? Heeft hij nog bijzondere reizen gepland staan? Doet hij aan (top)sport? Heeft hij huisdieren, hobby’s, kinderen…? Een partner die zich gehoord voelt – op alle fronten – zal veel meer geneigd zijn gecommitteerd en enthousiast te blijven gedurende het gehele project.

5. Investeer in informele uitwisseling
Niet alleen voor u als projectleider is het van belang om uw teamleden goed te kennen, voor uw gehele consortium is het belangrijk om elkaar niet alleen over zaken te spreken. Investeer daarom in momenten van informele uitwisseling. Een biertje in het café, een diner na een dag vergaderen, een bezoekje aan een (project)locatie… Dit alles helpt om de consortiumpartners te verbinden en elkaar te laten waarderen. Dit neemt zakelijke verschillen en belangen niet weg, maar zorgt er wel voor dat men veel meer bereid is met de ander mee te denken.

Vindsubsidies consultant Nanny Bressers